IVM Firma Handlowa

Polityka prywatności

Ochrona prywatności użytkowników serwisu internetowego https://ivm-firma.pl/ (dalej: „Serwis”) jest dla nas szczególnie ważna. Z tego względu wszyscy użytkownicy Serwisu (czyli osoby odwiedzające stronę internetową) mają zagwarantowane wysokie standardy ochrony prywatności. IVM FIRMA HANDLOWA Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi jako administrator danych osobowych dba o bezpieczeństwo udostępnionych przez użytkowników danych osobowych.

I. Przetwarzanie danych osobowych / Administrator

„Dane osobowe” to wszelkie informacje, które identyfikują użytkownika bezpośrednio, na przykład nazwisko, imię, adres e-mail, które Państwo podają korzystając z formularzy kontaktowych lub innych funkcjonalności udostępnionych za pośrednictwem Serwisu; pośrednio, na przykład adres IP lub identyfikatory plików cookies.

Administratorem danych osobowych użytkowników Serwisu przetwarzanych zgodnie z niniejszą Polityką prywatności jest IVM FIRMA HANDLOWA Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Aleja T. Kościuszki 101, 90-441 Łódź, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0001012820, REGON: 52415237100000, NIP: 7272865829, o kapitale zakładowym w wysokości 5.000 zł (słownie: pięć tysięcy złotych), dalej jako „Administrator” lub „Spółka”.

Dane osobowe użytkowników Serwisu będą przetwarzane przez Administratora zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia (UE) 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych użytkowników przez Administratora, mogą Państwo skontaktować się z nami pod adresem: [email protected] lub drogą korespondencyjną na adres Spółki.

Działając na podstawie obowiązku wynikającego z dyspozycji art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 RODO, obowiązującego we wszystkich państwach członkowskich UE od dnia 25 maja 2018 roku, niniejszym pragniemy poinformować Państwa o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Państwa Dane osobowe, a także o przysługujących Państwu prawach związanych z ochroną Państwa danych.

II. Zakres przetwarzania danych osobowych

W czasie korzystania z niektórych usług Serwisu użytkownik może zostać poproszony o podanie swoich danych osobowych. Wymagany zakres danych osobowych jest każdorazowo określony stosownie do potrzeb danej usługi lub funkcjonalności Serwisu, z której użytkownik zamierza skorzystać. Dane za pośrednictwem Serwisu są zbierane przez Administratora bezpośrednio od osób, których dane dotyczą.

W przypadku korzystania z Serwisu przez użytkownika wyłącznie w celu zapoznania się z zawartością Serwisu, Administrator może zbierać o użytkowniku niektóre informacje, korzystając z plików cookies, o czym użytkownicy są każdorazowo informowani przez Administratora. Informacja o plikach cookies stosowanych w Serwisie zawarta jest także w punkcie VIII niniejszej Polityki prywatności.

Jeśli do korzystania z funkcji udostępnionych w Serwisie Administrator wymaga podania danych, to podanie danych jest zawsze w pełni dobrowolne; brak podania danych osobowych uniemożliwi jednak korzystanie z Serwisu zgodnie z udostępnionymi funkcjonalnościami.

III. Cele oraz podstawa prawna przetwarzanych danych

Administrator będzie zbierać i przetwarzać dane osobowe użytkowników wyłącznie zgodnie z postanowieniami niniejszej Polityki prywatności. Wszelkie dane podane przez użytkownika wykorzystywane będą przez Administratora wyłącznie w celu:

  • zapewnienia obsługi klienta oraz kontaktowania się z użytkownikiem, w tym w celu informowania o wszelkich zmianach dotyczących produktów i usług oferowanych w ramach Serwisu lub w celach przygotowania procesu zawarcia umów z klientami Spółki (korespondencja e-mailowa i tradycyjna, kontakt telefoniczny), podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b) lub f) RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem jest budowanie relacji i obsługa klienta;
  • w związku z zawieraniem umów handlowych i usługowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka pozyskuje od kontrahentów dane osób reprezentujących Strony w celu zawarcia umowy oraz w celu realizacji zobowiązań umownych, w tym zobowiązań finansowych. Pozyskanie takich danych możliwe jest już na etapie zapytania ofertowego, oferty, na etapie negocjacji warunków umowy, umowy z załącznikami oraz aneksów zmieniających warunki umowy oraz w ramach korespondencji związanej z wykonywaniem umów, przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonywania umowy ze Stroną, którą Państwo reprezentują, lub na żądanie podjęcia działania na rzecz strony przed podpisaniem takiej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  • przetwarzania danych osobowych w celu wykonywania wszelkich obowiązków wynikających z przepisów prawa, które ciążą na Spółce, podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
  • wykonania wszelkich zobowiązań umownych wobec partnerów biznesowych Administratora, co stanowi nasz uzasadniony interes przetwarzania danych, podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
  • w celach analitycznych, rozwojowych, na potrzeby ulepszeń (w tym w celu poprawy doświadczeń użytkowników), administrowania, utrzymania, wsparcia technicznego i bezpieczeństwa Serwisu, co stanowi nasz uzasadniony interes przetwarzania danych, podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
  • ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, egzekwowania lub badania potencjalnych naruszeń warunków użytkowania Serwisu lub innych rzeczywistych lub rzekomych działań niezgodnych z prawem, ochrony praw, własności lub bezpieczeństwa Serwisu, użytkowników, klientów i pracowników Administratora oraz innych stron trzecich, co stanowi nasz uzasadniony interes przetwarzania danych, podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
  • w celach korzystania z udostępnionych przez Administratora formularzy kontaktowych na stronach Serwisu, w tym w celu obsługi zapytań i zgłaszanych wniosków za pośrednictwem podanego przez użytkownika kanału kontaktu, podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
  • wykonania czynności, co do których uzyskaliśmy zgodę (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO), np. w celu zbierania zgód na przesyłanie newslettera lub przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną na Państwa adres poczty elektronicznej; dane będą przetwarzane w związku z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem Spółki jest marketing bezpośredni usług lub produktów Administratora.

IV. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe użytkowników Serwisu oraz klientów Spółki mogą być przekazywane przez Administratora:

  • innym spółkom należącym do grupy kapitałowej Administratora oraz spółkom współpracującym z Administratorem, o ile udostępnienie takich danych jest konieczne w związku z realizacją interesów Administratora;
  • osobom upoważnionym przez Administratora, tj. pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych osobowych w celu wykonywania swoich obowiązków;
  • naszym partnerom oraz podmiotom zewnętrznym świadczącym usługi na rzecz Administratora i przez nich przetwarzane w celu umożliwienia im wykonywania usług zlecanych przez Administratora, w tym dostawcom usług IT, podmiotom realizującym usługi księgowe lub marketingowe;
  • organom lub podmiotom publicznym uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądom, organom ścigania lub instytucjom państwowym, gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną. W przypadku wystąpienia naruszenia bezpieczeństwa danych pewne dane osobowe mogą podlegać ujawnieniu organom właściwym dla ich ochrony.

W przypadku współpracy z partnerami Administratora lub dostawcami będącymi podmiotami zewnętrznymi siedziby takich zewnętrznych podmiotów mogą znajdować się zarówno na terytorium krajów będących członkami UE, jak i poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W przypadku, gdy nasi partnerzy lub dostawcy posiadają siedzibę poza EOG, Administrator zapewnia, aby przekazywanie danych poza EOG odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie. Poziom ochrony danych w państwach poza EOG może różnić się od tego zagwarantowanego przez prawo europejskie. Dane do naszych partnerów poza EOG możemy przekazać w szczególności na podstawie wydanych przez Komisję Europejską decyzji lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

W razie braku decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony określonej w art. 45 ust. 3 RODO lub braku odpowiednich zabezpieczeń określonych w art. 46 RODO, Dane osobowe przekazywane są przez IVM FIRMA HANDLOWA Sp. z o.o. poza obszar EOG jedynie, gdy:

  • jest to niezbędne do wykonania umowy zawartej z osobą, której Dane osobowe dotyczą, lub do podjęcia działań niezbędnych do zawarcia takiej umowy;
  • jest to niezbędne do korzystania przez Spółkę z infrastruktury internetowej: poczta elektroniczna, chmura czy witryna internetowa;
  • przewidziano taki obowiązek w przepisach polskiego lub europejskiego prawa tudzież umowach międzynarodowych ratyfikowanych przez Polskę;
  • osoba, której dane dotyczą, poinformowana o ewentualnym ryzyku, z którym ze względu na brak decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony oraz na brak odpowiednich zabezpieczeń może się dla niej wiązać proponowane przekazanie, wyraźnie wyraziła na nie zgodę.

Wszystkie podmioty zewnętrzne są zobowiązane do przestrzegania wytycznych Administratora oraz do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych użytkowników Serwisu lub klientów Spółki. Odbiorcy danych mogą działać jako nasze podmioty przetwarzające (wtedy w pełni podlegają naszym instrukcjom co do przetwarzania danych osobowych) lub jako niezależni administratorzy (w takim wypadku należy dodatkowo zapoznać się z zasadami przetwarzania danych osobowych przez te podmioty).

V. Prawa osób, których dane dotyczą

Użytkownikowi Serwisu przysługują następujące prawa w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych przez Administratora:

  • prawo dostępu do danych osobowych użytkownika;
  • prawo do sprostowania danych osobowych użytkownika, jeżeli dane są niedokładne lub niepełne;
  • prawo do usunięcia danych osobowych;
  • prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych użytkownika. Prawo sprzeciwu przysługuje, gdy przetwarzanie danych przez Administratora oparte jest na jego uzasadnionym interesie, np. w celu profilowania danych do celów marketingowych. Administrator przestanie przetwarzać dane w tych celach, chyba że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności użytkownika, lub dane użytkownika będą niezbędne Administratorowi do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • w przypadku udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych użytkownik może w każdej chwili wycofać swoją zgodę na dalsze przetwarzanie danych. Zgodę można wycofać w każdej chwili, kontaktując się z Administratorem na adres e-mail podany w punkcie I niniejszej Polityki prywatności. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych dokonanego przez Administratora przed wycofaniem zgody przez użytkownika;
  • prawo do przenoszenia danych osobowych użytkownika;
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych użytkownika;
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

VI. Okres przechowywania danych osobowych

Administrator przechowuje i przetwarza dane osobowe użytkowników Serwisu oraz klientów Spółki przez okres konieczny dla potrzeb wypełnienia celów przetwarzania wskazanych w punkcie III niniejszej Polityki prywatności lub zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, czyli np. do czasu zakończenia realizacji umowy pomiędzy Spółką a klientem. Po osiągnięciu celu przetwarzania Administrator usunie lub dokona anonimizacji danych osobowych, a w przypadku, gdy będzie zamierzał przetwarzać dane w celach analitycznych, dokona pseudonimizacji danych, aby korzystać z danych w zakresie adekwatnym i niezbędnym do określonych celów przetwarzania, w sposób uniemożliwiający identyfikację i określenie tożsamości osób, których dane dotyczą.

VII. Zabezpieczenia

Administrator stosuje właściwe i odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i integralności danych osobowych użytkowników, stosując sprawdzone standardy technologiczne w celu zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi do danych osobowych użytkowników.

VIII. Pliki cookies

Pliki cookies to małe pliki tekstowe, które strona internetowa Serwisu zapisuje na komputerze lub urządzeniu przenośnym użytkownika w chwili, gdy ten ją przegląda. Pliki cookies zwykle zawierają nazwę domeny, z której pochodzą, swój czas przechowywania na urządzeniu końcowym oraz indywidualną, losowo wybraną, unikatową liczbę identyfikującą ten plik. Informacje zbierane za pomocą plików tego typu pomagają dostosowywać Serwis do indywidualnych preferencji i rzeczywistych potrzeb użytkowników. Dają też możliwość opracowywania ogólnych statystyk korzystania z Serwisu oraz utrzymania sesji użytkownika. Podmiotem zamieszczającym pliki cookies na urządzeniu końcowym użytkownika oraz uzyskującym do nich dostęp jest Administrator.

W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies: tzw. „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach Serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach Serwisu.

W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu użytkownika Serwisu.

Użytkownik może ograniczyć lub wyłączyć dostęp plików cookies do swojego komputera, przy czym Administrator zastrzega, iż pomimo dołożenia najwyższej staranności w pewnych wypadkach brak korzystania z plików cookies może prowadzić do zmniejszonej funkcjonalności strony internetowej Serwisu.

IX. Profilowanie

Podane przez użytkowników dane na stronach internetowych Administratora nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu.

X. Informacja o obowiązku podania danych osobowych

Wszelkie Dane osobowe przekazane Spółce podawane są przez Państwa dobrowolnie, w związku z korzystaniem z funkcjonalności Serwisu lub nawiązaniem relacji z Administratorem danych osobowych lub wchodzeniem z nim w relacje handlowe. Brak podania niezbędnych informacji uniemożliwi wykonanie umów lub korzystanie z funkcjonalności strony internetowej (np. w celu kontaktu za pośrednictwem formularza kontaktowego).

XI. Aktualizacje

Polityka prywatności może być w każdym czasie zmieniona przez Administratora. W takim przypadku Administrator opublikuje zaktualizowaną wersję Polityki prywatności na stronie danego Serwisu i poinformuje użytkowników o takich zmianach i ich dacie wejścia w życie.

Data aktualizacji: 15.03.2024 r.

Dokument sporządzony przez kancelarię Abbeys Legal, wersja z 15.03.2024 r.